Så här hanterar
vi personuppgifter

Personuppgifter

Det är viktigt för oss att våra kunder och besökare känner sig trygga med, och litar på, att vi hanterar deras personuppgifter på ett korrekt, säkert och ansvarsfullt sätt. Nedan beskrivs övergripande hur GöteborgsLokaler hanterar personuppgifter. 

GDPR är en lagstiftning kring dataskydd och behandling av personuppgifter. Enlig lag måste man uppge ändamål med behandlingen, hur behandlingen kan begränsas, från vem uppgifterna hämtas, om de delas med en tredje part, hur informationen skyddas och hur länge uppgifterna sparas. 

Personuppgiftsansvarig

Förvaltnings AB GöteborgsLokaler Org.nr: 556082–4897 är personuppgiftsansvarig och ansvarar därmed för behandling av personuppgifter enligt gällande dataskyddslagstiftning. 

Kontaktuppgifter vid frågor

Har du frågor gällande GöteborgsLokalers hantering av personuppgifter är du välkommen att kontakta oss via mail till info@goteborgslokaler.se 

Kontakta dataskyddsombudet hos Dataskyddsenheten vid Intraservice via dso@intraservice.goteborg.se eller telefon 031 – 368 65 60. 

Du har också rätt att lämna klagomål till tillsynsmyndigheten, IMY, via deras e-tjänster på www.imy.se 

Vad är personuppgifter?

Personuppgifter är information som direkt eller indirekt kan kopplas till dig som individ. Det kan vara självklara uppgifter som ditt namn eller personnummer, men även fastighetsbeteckning eller en bild där du kan identifieras är en personuppgift. I hela vår hantering av personuppgifter värnar vi om din personliga integritet. 

Registrerades rättigheter

• Du har rätt att få registerutdrag över de personuppgifter som vi behandlar om dig, information om behandlingen av dina personuppgifter, rätt att invända mot behandling, rätt att få felaktiga uppgifter korrigerade och i vissa fall raderade eller begränsade enligt dataskyddsförordningen. 
• Du har rätt att återkalla samtycke – bli glömd 
• Du har rätt att få dina uppgifter raderade. Stödjer sig personuppgiftsbehandlingen på samtycke har du rätt att få uppgifterna raderade, det vill säga bli ”glömd”. Den rätten kan i vissa fall begränsas av GöteborgsLokalers skyldigheter, bland annat i arkivlagen. 
• Rätt att få en kopia på dina personuppgifter 
• Du har rätt att få ett registerutdrag, en kopia på alla de personuppgifter som rör dig oavsett vilken grund GöteborgsLokaler behandlar dem för. För att få ett registerutdrag vänder du dig till GöteborgsLokaler på nedan e-postadress eller via telefon. 

Tekniska och organisatoriska säkerhetsåtgärder

Säkerhetsåtgärder som vi vidtar för att skydda dina personuppgifter är tekniska lösningar så som användning av brandväggar och autentisering. Vi har interna riktlinjer och rutiner för all hantering av personuppgifter och vi arbetar systematiskt med informationssäkerhet. GöteborgsLokaler har vidtagit långtgående åtgärder för att skydda och begränsa tillgången till personuppgifter internt och externt. 

För att säkerställa korrekt hantering av personuppgifter tecknas avtal med exempelvis IT-leverantörer och de kommunala fastighetsbolag som GöteborgsLokaler levererar tjänster till. 

Vidareanvändning, automatiserat beslutsfattande och profilering

De personuppgifter vi samlar in från dig eller extern part används inte i något annat syfte och det sker inte heller något automatiserat beslutsfattande eller profilering med dessa personuppgifter. GöteborgsLokaler säljer inga personuppgifter vidare till tredje part. 

Lagring och lagringsminimering

Beroende på för vilket ändamål personuppgiften är behandlad kan uppgifterna bevaras olika tider enligt arkivlagen. I ärenden där samtycke är den lagliga grunden, sparas uppgifterna under den tid samtycket gäller och är nödvändigt för att hantera ändamålet. 

Anonymisering används där det finns ett behov av att spara statistikuppgifter men där själva ärendet är avslutat. All lagring av personuppgifter sker inom EU/EES. 

Inför varje personuppgiftsbehandling bedöms minimibehovet av information för att lösa uppgiften. GöteborgsLokaler begränsar inhämtningen till det minimibehovet. 

Här nedan beskriver vi vår behandling av personuppgifter mer detaljerat. 

Vår behandling av personuppgifter

Nedan beskriver vi vilka personuppgifter vi behandlar, när, hur, varför och hur länge vi sparar uppgifterna: 

Om du söker parkering eller lokal hos oss

Syfte och rättslig grund

Vi behandlar dina personuppgifter för att administrera din ansökan/intresseanmälan. Det gör vi för att vi har ett berättigat intresse av att behandla dina personuppgifter. Behandling av personnummer är nödvändig med hänsyn till ändamålet med behandlingen.

Hur länge sparas uppgifterna?

Vi sparar bara uppgifter om din verksamhet i tre år, detta för att vi ska ha så aktuella uppgifter som möjligt. 

När du erbjuds parkering eller lokal hos oss

Syfte och rättslig grund

När du erbjuds parkering eller lokal hos behöver vi behandla fler uppgifter om dig. Det innebär bland annat att vi tar en kreditupplysning. Vi behandlar dina personuppgifter för att administrera din ansökan/intresseanmälan. Det gör vi för att vi har ett berättigat intresse av att behandla dina personuppgifter i syfte att hantera din ansökan. 

Hur länge sparas uppgifterna?

Vi sparar bara uppgifter om din verksamhet i tre år, detta för att vi ska ha så aktuella uppgifter som möjligt. 

När du hyr parkering hos oss

Syfte och rättslig grund

Syftet med behandlingen av personuppgifter är att administrera och hyra ut parkeringsplatser. 

Den rättsliga grunden för den behandlingen är avtal då vi endast behandlar personuppgifter om dig som har eller nyligen haft ett avtal med oss. 

Vi behandlar också dina personuppgifter i syfte att utföra analyser kopplat till parkeringsplatserna exempelvis hur många platser som hyrts ut över tid eller hur många lediga platser som kommer att finnas i ett specifikt område. 

Den rättsliga grunden för den behandlingen är intresseavvägning då vi har ett berättigat intresse att analysera uthyrning av parkering för utveckling av våra tjänster samt vid byggutveckling och stadsplanering.  

Hur länge sparas personuppgifterna?

Då Förvaltnings AB GöteborgsLokaler är ett kommunalt bolag omfattas vi av tryckfrihetsförordningens bestämmelser och behöver spara handlingar enligt de gallringsbeslut vi får från Arkivnämnden. Hyresavtal bevaras. 

När du är hyresgäst hos oss

Syfte och rättslig grund

Under avtalsförhållandet när du blir hyresgäst hos oss och får ett avtal behandlar vi dina personuppgifter för att kunna fullgöra och administrera våra skyldigheter som hyresvärd och avtalspart. Under avtalsförhållandet behandlar vi t ex dina personuppgifter när vi skickar ut hyresavier och hanterar dina betalningar, vid elektronisk nyckelhantering, när du beställer tillval, när vi inhämtar uppgifter om förbrukning av el och/eller vatten/värme, när vi hyresförhandlar och när vi skickar information till dig som du behöver. Vi kan också behöva uppdatera dina personuppgifter mot offentliga register för att säkerställa att de är korrekta samt genomföra kontroller i syfte att säkerställa att du som hyresgäst själv nyttjar lokalen eller parkeringsplatsen och har behov av dessa. Om du har skyddade personuppgifter kommer vi att hantera dina uppgifter enligt våra rutiner för sådana. 

Vi behandlar också dina personuppgifter när det är nödvändigt för att tillvarata ett rättsligt anspråk. Det kan vi behöva göra om det t ex förekommer kommer störningar, olovlig andrahandsuthyrning, sena eller uteblivna hyresbetalningar eller skador i lokalen. Vi kan också behöva lämna ut dina personuppgifter till berörda myndigheter. 

Vi kan komma att anlita personuppgiftsbiträde för behandling av dina personuppgifter. Det kan t ex gälla en entreprenör som ska reparera något i din lokal, ett företag som tillhandahåller bredband eller el, ett inkassoföretag eller ett företag som sköter våra IT system. Vi lämnar också ut dina personuppgifter när det följer av lag eller myndighetsbeslut. Om uppgifterna överförs till ett land utanför EU, säkerställer vi att sådan överföring är laglig. Vi sparar dina personuppgifter under den tid de är relevanta. 

När avtalsförhållandet är slut. Vi är ett kommunalt fastighetsföretag och omfattas av tryckfrihetsförordningens bestämmelser om allmänna handlingar. Det innebär att vi bevarar allmänna handlingar i vårt arkiv. Allmänna handlingar är handlingar som skickas in till oss eller handlingar vi själva upprättar, t ex hyresavtal, brev och intyg. Vi gallrar allmänna handlingar och uppgifter enligt vår dokumenthanteringsplan.

Hur länge sparas uppgifterna?

Då Förvaltnings AB GöteborgsLokaler är ett kommunalt bolag omfattas vi av tryckfrihetsförordningens bestämmelser och behöver spara handlingar enligt de gallringsbeslut vi får från Arkivnämnden. Hyresavtal bevaras. 

Om du kontaktar eller besöker oss

Syfte och rättslig grund

Dina personuppgifter behandlas när du kontaktar Förvaltnings AB GöteborgsLokaler i olika frågor. Behandlingen är nödvändig för att besvara och hantera inkommande frågor och för att tillgodose vårt berättigade intresse av att besvara förfrågningar från dig. 

Om du besöker oss loggas dina personuppgifter i vårt besökssystem.  

Hur länge sparas uppgifterna?
Personuppgifterna sparas så länge det är nödvändigt för att hantera ditt ärende. Personuppgifter sparas i 14 dagar innan de rensas. De kan även komma att sparas längre för vissa ändamål såsom att fullgöra skyldighet enligt lag eller annan författning, myndigheters föreskrift, beslut, begäran eller riktlinjer. Då sparar vi personuppgifter och trafikuppgifter så länge som i lagen anges.  

Vårt besökssystem gallras varje natt. 

Om du är kontaktperson eller anställd hos en av våra leverantörer eller affärspartners

Syfte och rättslig grund

Är du kontaktperson eller anställd hos en av våra leverantörer eller affärspartners behandlar vi personuppgifter om dig. Vi gör detta för att vi har ett berättigat intresse av att kunna ingå, administrera och fullgöra avtalet eller överenskommelsen med leverantören eller affärspartnern. Har du enskild firma behandlar vi dina personuppgifter för att fullgöra avtalet eller överenskommelsen med dig.

Hur länge sparas uppgifterna?

Vi sparar dina personuppgifter så länge det är nödvändigt för behandlingens ändamål och enligt tillämplig lagstiftning.  

Marknadsföring, evenemang och undersökningar

Syfte och rättslig grund

Dina personuppgifter kan komma att behandlas för olika typer av marknadsföringsåtgärder, evenemang och undersökningar. Behandlingen är nödvändig för att tillgodose vårt berättigade intresse av att genomföra denna typ av åtgärder.

Hur länge sparas uppgifterna?

Uppgifterna sparas så länge det är nödvändigt för ändamålet och raderas därefter. 

När du besöker vår webbplats

Syfte och rättslig grund

När du besöker vår webbplats samlar vi in webbstatistik som innehåller nätidentifierare, som exempelvis IP-nummer och cookies, samt tidsstämplar. Det gör vi för att vi har berättigade intressen att veta hur vår webbplats används och för att sammanställa statistik över användandet av vår webbplats. Vi avidentifierar loggarna direkt och inga personuppgifter sparas. såvida du inte fyller i och skickar in ett formulär, då kryssar du i en ruta för personuppgifter och dina personuppgifter sparas. 

För att tillgodose säkerheten på vår webbplats samlar vi in webbloggar som innehåller nätidentifierare och tidsstämplar. Webbloggarna kan också användas för att upptäcka eller förhindra olika typer av olaglig användning, för att förhindra missbruk av våra tjänster samt för att upptäcka och förhindra spridning av virus, spam och trojaner. Det gör vi för att vi har berättigade intressen att upprätthålla säkerheten av vår webbplats.

Hur länge sparas uppgifterna?

Webbloggarna raderas efter 30 dagar. 

Cookies på vår hemsida

Goteborgslokaler.se använder så kallade “cookies”. Cookies är små textfiler som sparas på din dator. Enligt lagen om elektronisk kommunikation måste vi informera om detta. 

Vi använder cookies bland annat till följande ändamål: 

• För att samla in besöksstatistik. I statistiken går det inte att spåra enskilda besökare. Din anonymitet är skyddad. 
• För att kontrollera om din webbläsare kör Javascript, så att vi kan anpassa webbsidan därefter. 
• För att aktivera tredjepartsfunktioner, så som typsnitt och kartor. 

I de flesta webbläsare kan du ställa in huruvida du vill ta emot cookies eller inte. Goteborgslokaler.se fungerar oavsett inställning.