Förvaltnings AB GöteborgsLokaler
Org.nr 556082-4897
Åvägen 40, 412 51 Göteborg

Vi är personuppgiftsansvariga för de behandlingar där vi bestämmer ändamål och medel.

Kontakt till dataskyddsombud: Dataskyddsenheten, Göteborgs Stad Intraservice E‑post: dso@intraservice.goteborg.se

En personuppgift är all information som direkt eller indirekt kan kopplas till en fysisk person som är i livet. Några exempel på personuppgifter är namn, personnummer, adress, telefonnummer, e-postadress, avtalsnummer och foton.

Behandling av personuppgifter omfattar all hantering av uppgifterna, såsom insamling, lagring, användning, analys och utlämnande.

Personuppgifter behandlas när du söker och erbjuds en lokal, under hyresförhållandet och även en tid efter att hyresförhållandet upphört. Den rättsliga grunden för personuppgiftsbehandlingen är i regel avtal.

När du erbjuds en lokal hos oss behöver vi kontrollera att du uppfyller de krav som ställs innan hyresavtal tecknas. Vi behandlar exempelvis uppgifter om din ekonomi, inhämtar en kreditupplysning samt kontrollerar skötsamhet i övrigt.

När ett hyresavtal har tecknats behandlar vi personuppgifter för att hantera och administrera hyresförhållandet för fullgörande av GöteborgsLokalers och hyresgästens ömsesidiga rättigheter och skyldigheter. Vi behandlar exempelvis personuppgifter för att kommunicera med hyresgästen eller angivna kontaktpersoner, hantera felanmälan och hyresbetalningar.

Om du har skyddade personuppgifter kommer vi att hantera dina uppgifter enligt våra rutiner för sådana uppgifter.

För mer information om vilka kategorier av personuppgifter som behandlas, ändamål och rättslig grund se Tabell Personuppgiftsbehandling vid uthyrning av lokal (PDF)

Personuppgifter behandlas när du söker och erbjuds garage- eller parkeringsplats, under avtalsförhållandet och även en tid efter att avtalsförhållandet upphört. Den rättsliga grunden för personuppgiftsbehandlingen är i regel avtal.

När du erbjuds garage- eller parkeringsplats hos oss behöver vi kontrollera att du uppfyller de krav som ställs innan avtal tecknas. Vi behandlar exempelvis uppgifter om din ekonomi och inhämtar en kreditupplysning.

När ett avtal har tecknats behandlar vi personuppgifter för att hantera och administrera avtalsförhållandet för fullgörande av parternas ömsesidiga rättigheter och skyldigheter. Vi behandlar exempelvis personuppgifter för att kommunicera med dig eller angivna kontaktpersoner, hantera felanmälan och hyresbetalningar. Om du har skyddade personuppgifter kommer vi att hantera dina uppgifter enligt våra rutiner för sådana uppgifter.

För mer information om vilka kategorier av personuppgifter som behandlas, ändamål och rättslig grund se Tabell Personuppgiftsbehandling vid uthyrning av garage- och parkeringsplats (PDF)

Elektroniska nyckelsystem används för att ge hyresgäster och leverantörer tillträde till gemensamma ytor i fastigheten i den utsträckning som behövs, exempelvis soprum, garage och trapphus. Syftet är att underlätta och skapa en tryggare och säkrare hantering av nycklar för personer som har rätt till tillträde, samt att möjliggöra administration och styrning av behörigheter till gemensamma utrymmen eller andra lokaler.

Vid användning av elektroniska nyckelsystem behandlar vi personuppgifter som behövs för att administrera behörigheter, såsom nyckelnummer, namn, kontaktuppgifter, adress samt objektsnummer för den lokal eller bostad som behörigheten avser.

Den rättsliga grunden för denna behandling är avtal, eftersom uppgifterna behövs för att kunna tillhandahålla och administrera tillträde enligt hyres- eller serviceavtal

GöteborgsLokaler hanterar felanmälningar, driftärenden och teknisk förvaltning av våra fastigheter, torg och handelsplatser. För att kunna ta emot, administrera och åtgärda felanmälningar samt planera och utföra drift- och underhållsåtgärder behöver vi behandla personuppgifter om exempelvis hyresgäster, kontaktpersoner hos företag och personer som berörs av ärendet.

Personuppgifter används bland annat för att ta emot och hantera felanmälningar, kommunicera med hyresgäster och kontaktpersoner, planera och utföra drift- och underhållsåtgärder, samordna entreprenörer och leverantörer samt dokumentera brister, åtgärder och uppföljning. Behandlingen kan även omfatta rondering och tillsyn av torg och handelsplatser, där observationer och dokumentation kan innehålla personuppgifter när det är nödvändigt för att hantera drift-, trygghets- eller ordningsfrågor.

Behandlingen sker som ett led i våra avtal med hyresgäster och samarbetspartners eller som en del av vårt kommunala uppdrag att förvalta och utveckla trygga och välfungerande handelsplatser. Den rättsliga grunden för behandlingen är i regel avtal eller berättigat intresse.

GöteborgsLokaler arbetar med att utveckla våra handelsplatser och torg i samverkan med hyresgäster, fastighetsägare, föreningar och andra aktörer. Arbetet omfattar bland annat planering och genomförande av utvecklingsinsatser, trygghetsåtgärder, gemensam marknadsföring, driftfrågor och samordning av lokala nätverk och forum. För att kunna planera, genomföra och följa upp detta arbete behandlar vi personuppgifter om exempelvis kontaktpersoner hos företag, deltagare i nätverk och personer som medverkar i aktiviteter eller marknadsföring.

Personuppgifter används bland annat för att samordna möten, dialoger och samverkansforum, kommunicera om utvecklingsinsatser, driftfrågor och trygghetsarbete, samt planera och följa upp gemensamma aktiviteter och projekt. Behandlingen kan även omfatta administration av samarbetsavtal, hantering av kontaktuppgifter till företagarföreningar och marknadsråd samt koordinering av gemensamma initiativ som annonsering, kampanjer eller lokala utvecklingsprojekt.

Behandlingen sker som ett led i våra avtal, exempelvis hyresavtal, samarbetsavtal eller överenskommelser med företagarföreningar. I vissa fall sker behandlingen som en del av vårt kommunala uppdrag att utveckla trygga och attraktiva handelsplatser. Den rättsliga grunden för personuppgiftsbehandlingen är i regel avtal.¨

GöteborgsLokaler planerar och genomför olika evenemang och aktiviteter på våra handelsplatser och torg, ofta i samverkan med företagare, föreningar och andra aktörer. För att kunna administrera och genomföra dessa aktiviteter behöver vi behandla personuppgifter om exempelvis kontaktpersoner hos arrangörer, deltagare, leverantörer och personer som förekommer i dokumentation från evenemangen.

Personuppgifter används bland annat för att hantera anmälningar och kontakt med arrangörer och deltagare, samordna leverantörer, hantera tillstånd och praktiska förberedelser, kommunicera om evenemang och aktiviteter samt dokumentera och följa upp genomförda aktiviteter. Dokumentation kan exempelvis bestå av foton eller filmer från evenemang som används för intern uppföljning eller marknadsföring när detta är relevant och proportionerligt. Behandlingen kan även omfatta kontakt med myndigheter vid tillståndsansökningar enligt ordningslagen eller andra kommunala regler.

Den rättsliga grunden för personuppgiftsbehandlingen är avtal när behandlingen behövs för att ingå eller administrera avtal med aktörer som medverkar i evenemanget. Rättslig förpliktelse exempelvis vid tillståndsansökningar enligt ordningslagen eller andra krav från myndigheter. Berättigat intresse för dokumentation, uppföljning och marknadsföring av evenemang när detta är nödvändigt och proportionerligt.

Personuppgifter behandlas i samband med den kamerabevakning som sker vid vissa utvalda platser. Vid kamerabevakning behandlas endast bildmaterial, ingen ljudupptagning sker. Om bildmaterialet innehåller en identifierad eller identifierbar fysisk person, utgör det en personuppgift.

Kamerabevakning kan förekomma på platser som har återkommande problem med brottslighet, störningar eller bristande skötsamhet, såsom i garage, parkeringshus, torgmiljöer, fasader, husliv, gallerior och entréer. Bevakning påbörjas först efter att mindre integritetsingripande åtgärder prövats utan att problematiken upphört.

Alla platser som bevakas är tydligt skyltade.

Syftet med kamerabevakning är att förebygga brott, skydda egendom och skapa trygghet i fastigheten för boende, anställda, besökare och andra som har skäl att vistas inom fastigheten. Bevakningen används även för att upptäcka bristande skötsamhet eller störningar i boendet samt för att utreda incidenter och vid behov utgöra underlag för rättsliga anspråk.

Den rättsliga grunden för personuppgiftsbehandlingen är berättigat intresse enligt artikel 6.1 f GDPR. Bedömningen är att de incidenter som inträffat gör att vårt intresse av att bevaka platsen väger tyngre än den enskildes integritetsintresse och att åtgärden är nödvändig och proportionerlig för att uppnå syftet.

Så länge sparas dina personuppgifter

Inspelat material gallras senast efter 14 dagar. Om det inträffat en incident som kan innebära störning, bristande skötsamhet eller skadegörelse sparas inspelat material så länge det är nödvändigt för att utreda, fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk. Vid misstänkt brott sker polisanmälan och överlämning av bildmaterial till polis.

När du besöker vår webbplats behandlar vi vissa personuppgifter genom kakor (cookies) och webbloggar. Det kan handla om nätidentifierare som IP‑adress, tidsstämplar och information om hur du använder webbplatsen.

Vi använder nödvändiga kakor för att webbplatsen ska fungera och för att upprätthålla säkerheten. För att skydda våra formulär mot spam och automatiserade attacker använder vi Google reCAPTCHA, vilket innebär att Google kan behandla vissa uppgifter om dig. Vi använder även Matomo för anonymiserad webbanalys för att förbättra webbplatsens funktion och innehåll.

Behandlingen sker antingen med stöd av vårt berättigade intresse av att tillhandahålla en säker och fungerande webbplats eller, när det gäller funktionella och analytiska kakor, med stöd av ditt samtycke. Du kan läsa mer om våra kakor och ändra dina val i vår cookie‑policy.

GöteborgsLokaler tillhandahåller publikt WiFi på vissa torg och handelsplatser. När du använder tjänsten behandlar vi personuppgifter för att kunna erbjuda kostnadsfri internetuppkoppling, säkerställa nätverkets tekniska funktion, genomföra felsökning och upprätthålla säkerheten, inklusive att förebygga och hantera missbruk av tjänsten. Den rättsliga grunden för denna behandling är berättigat intresse.

Vi behandlar exempelvis uppgifter som IP‑adress, MAC‑adress, tidsstämplar, accesspunkt och signalstyrka samt enhetstyp (om tekniskt möjligt). Dessa uppgifter behövs för att tillhandahålla tjänsten, hantera tekniska incidenter och upprätthålla driftsäkerhet.

Vi använder även WiFi‑baserad besöksmätning för att analysera antal besökare, rörelsemönster, återbesök, vistelsetid och flöden inom området. Statistiken används för att utvärdera och utveckla torgets attraktivitet, trygghet och användning samt som underlag för stadsutveckling, planering och verksamhetsutveckling. Den rättsliga grunden för denna behandling är berättigat intresse.

Personuppgiftsbehandling sker i samband med upphandling och under avtalsperioden. Ändamålet med behandlingen är att vi ska kunna kontrollera, hantera och utvärdera anbud samt administrera avtalsförhållandet med leverantörer. De personuppgifter som oftast behandlas är namn, personnummer (vid enskild firma) och kontaktuppgifter.

Vi behandlar dina personuppgifter med stöd av rättslig förpliktelse. Behandlingen är nödvändig för att uppfylla våra skyldigheter enligt lagen om offentlig upphandling (LOU), inklusive krav på dokumentation, transparens, uppföljning och kontroll av leverantörer.

I de delar av upphandlingsprocessen som inte direkt regleras av LOU, exempelvis löpande kommunikation och administration av avtalsförhållandet, behandlar vi personuppgifter med stöd av avtal.

Personuppgiftsbehandling sker i kontakt med våra leverantörer och samarbetspartners.

Dina personuppgifter som anställd hos en leverantör eller samarbetspartner behandlas i enlighet med avtalet med leverantören/samarbetspartnern.

Vi behandlar dina personuppgifter, såsom namn och kontaktuppgifter som vi fått från din arbetsgivare i samband med det affärsförhållande som finns mellan oss och din arbetsgivare eller som du lämnar till oss inom ramen för affärs- eller samarbetsförhållandet. Vid enskild firma behandlas personnummer eftersom det utgör organisationsnummer.

Ändamålen för behandlingen är administration av avtalsförhållandet inklusive fakturahantering, betalning, hantering av leveranser samt kontakt och kommunikation. Vi behandlar dina personuppgifter med stöd av en intresseavvägning. Vårt berättigade intresse är att kommunicera, administrera avtalsförhållandet och fullgöra våra skyldigheter gentemot våra leverantörer och samarbetspartners. Vi behandlar även dina personuppgifter för bokföringsändamål, exempelvis avseende fakturering eller betalning till leverantör eller samarbetspartner. Denna behandling utför vi med stöd av rättsliga förpliktelser enligt bokföringslagen.

Vi behandlar dina personuppgifter, såsom namn, kontaktuppgifter och objektsnummer för att kunna kommunicera och skicka ut information som är relevant för dig som hyresgäst. Detta kan till exempel innebära svar på frågor, utskick av nyhetsbrev och information om till exempel kommande projekt, evenemang eller tävlingar. Vi genomför också olika typer av undersökningar för att få veta vad våra hyresgäster tycker.

Ändamålet med behandlingen är att informera om nyheter, aktiviteter, annan relevant information som rör din lokal, samt göra kundundersökningar. Behandlingen är nödvändig för att tillgodose vårt berättigade intresse av att upprätthålla en god kommunikation med våra hyresgäster, inhämta synpunkter och förslag för att förbättra och utveckla vår verksamhet, våra tjänster och stärka torgmiljön.

GöteborgsLokaler använder sociala medier, såsom Facebook och Instagram, för att informera om vår verksamhet, våra handelsplatser och våra aktiviteter. När du besöker eller interagerar med våra sidor i sociala medier behandlas personuppgifter både av GöteborgsLokaler och av plattformsleverantören.

Plattformsleverantörerna (Meta Platforms Ireland Ltd.) behandlar personuppgifter för egna ändamål, exempelvis för att tillhandahålla tjänsten, utveckla sina produkter och för riktad annonsering. Denna behandling sker utanför vår kontroll och kan innebära överföring av personuppgifter till länder utanför EU/EES. Vi hänvisar till respektive plattforms integritetspolicy för mer information om deras behandling av personuppgifter.

GöteborgsLokaler behandlar personuppgifter i sociala medier för att kunna kommunicera med följare, svara på frågor, informera om vår verksamhet samt publicera nyheter, bilder och material från våra handelsplatser och evenemang. Publicering av bilder eller filmer där en person kan identifieras sker endast med stöd av samtycke från den berörda personen. Vid publicering av bilder på barn inhämtas samtycke från vårdnadshavare. Samtycke kan när som helst återkallas.

Personal som arbetar i eller utför uppdrag åt GöteborgsLokaler, som behöver personuppgifterna för att kunna utföra sina arbetsuppgifter, kan ta del av dina personuppgifter.

GöteborgsLokaler kan komma att dela dina personuppgifter med externa parter. Syftet med delningen är att den externa parten ska kunna fullgöra sitt uppdrag. Externa parter som behandlar personuppgifter på uppdrag av GöteborgsLokaler, så kallade personuppgiftsbiträden, får endast behandla uppgifterna för vissa bestämda ändamål och enligt de instruktioner vi ger.

Om den externa parten själv bestämmer ändamål och medel för den behandling som krävs för att utföra uppdraget, är den mottagande parten personuppgiftsansvarig för sin egen behandling. Detta gäller exempelvis vid revisioner och när GöteborgsLokaler anlitar rättsliga ombud.

GöteborgsLokaler kan i vissa fall vara gemensamt personuppgiftsansvarig med en extern part, exempelvis vid samverkansprojekt, gemensamma system eller andra behandlingar där parterna tillsammans bestämmer ändamål och medel för personuppgiftsbehandlingen. I dessa fall finns ett avtal som reglerar ansvarsfördelningen enligt dataskyddsförordningen. Information om gemensamt personuppgiftsansvar lämnas i samband med den specifika behandlingen eller på begäran.

Vid utebliven betalning kan personuppgifter komma att lämnas till inkassobolag för påminnelse- och inkassohantering. GöteborgsLokaler och inkassobolaget är självständigt personuppgiftsansvariga för sina respektive behandlingar, vilket innebär att inkassobolaget behandlar personuppgifter enligt inkassolagen och GDPR för sina egna ändamål.

Vid misstanke om brott kan personuppgifter, inklusive inspelat material från kamerabevakning, lämnas ut till brottsbekämpande myndighet. Utlämnande sker enligt gällande rättsliga förutsättningar och dokumenteras.

Som kommunalt fastighetsbolag omfattas vi av tryckfrihetsförordningens bestämmelser om allmänna handlingars offentlighet. Handlingar hos GöteborgsLokaler är som huvudregel allmänna och kan komma att lämnas ut vid en begäran, om uppgifterna inte omfattas av sekretess.

Vi och våra leverantörer och samarbetspartners behandlar som huvudregel endast dina personuppgifter inom EU/EES. I de fall personuppgifter behandlas utanför EU/EES föreligger antingen ett beslut från kommissionen om att tredjelandet i fråga säkerställer en adekvat skyddsnivå eller lämpliga skyddsåtgärder som säkerställer att dina rättigheter skyddas.

Vi är ett kommunalt allmännyttigt fastighetsbolag som omfattas av tryckfrihetsförordningens bestämmelser om allmänna handlingar. Vi måste därför följa offentlighets- och sekretesslagen samt arkivlagen. Handlingar som kommer in till oss, eller som vi själva upprättat blir allmänna handlingar. En del handlingar måste vi bevara och en del handlingar kan gallras efter en viss tid, det framgår av vår dokumenthanteringsplan. Gallring av personuppgifter hanteras i enlighet med dokumenthanteringsplanen.

Här beskriver vi de rättigheter du har när vi behandlar dina personuppgifter. För att utöva dina rättigheter är du välkommen att kontakta oss på info@goteborgslokaler.se.
Mer information om dina rättigheter finns på Integritetsskyddsmyndighetens webbplats.

Om du vill utöva dina rättigheter eller har frågor som rör vår behandling av dina personuppgifter har du även möjlighet att kontakta vårt dataskyddsombud:
Dataskyddsenheten, Göteborgs Stad Intraservice
E-post: dso@intraservice.goteborg.se

Rätt till tillgång

Du har rätt att vända dig till GöteborgsLokaler för att få information om vi behandlar uppgifter om dig och i så fall vilka personuppgifter vi behandlar, ett så kallat registerutdrag.

Här kan du ladda ner blankett för beställning av registerutdrag (pdf)

Rätt till rättelse

Uppgifter om dig som GöteborgsLokaler behandlar ska vara korrekta och aktuella. Om du anser att personuppgifterna som rör dig är felaktiga eller ofullständiga kan du begära att få uppgifterna rättade eller kompletterade.

Om du vill begära rättelse av personuppgifter kontakta oss på info@goteborgslokaler.se

Rätt att göra invändningar

Du har i vissa fall rätt att invända mot behandling av dina personuppgifter.

Du kan invända mot att dina uppgifter behandlas för marknadsföringsändamål. Då kommer vi upphöra att behandla dina uppgifter. Du har även rätt att invända mot att dina uppgifter behandlas för att utföra en uppgift av allmänt intresse, som ett led i myndighetsutövning eller baserat på en intresseavvägning. Om vi inte kan visa att det finns tvingande eller berättigade skäl att fortsätta att behandla uppgifterna måste vi upphöra med behandlingen

Om du vill göra invändning mot behandling av personuppgifter kontakta oss på info@goteborgslokaler.se

Rätt att återkalla samtycke

Om du lämnat samtycke till en behandling av dina personuppgifter har du rätt att när som helst återkalla hela eller delar av lämnat samtycke, med verkan från och med återkallelsen. Det innebär att personuppgifterna raderas om vi inte är skyldiga att bevara uppgifterna under en viss tid med anledning av att de förekommer i allmänna handlingar. Då kommer uppgifternas att raderas i enlighet med dokumenthanteringsplanen.

Om du vill återkalla ditt samtycke kontakta oss på info@goteborgslokaler.se

Rätt till radering och begränsning

Du kan i vissa fall få dina personuppgifter raderade eller begära att vi begränsar vår behandling.

Du har när som helst rätt att begära radering av dina personuppgifter, exempelvis om behandlingen inte längre är relevant i förhållande till ändamålet uppgifterna samlades in för eller om du återkallar ditt samtycke. Du kan även begära att viss behandling av dina uppgifter begränsas, exempelvis om du invänder mot uppgifternas riktighet.

När dina personuppgifter behövs för att GöteborgsLokaler ska kunna fullgöra sitt uppdrag eller framgår av en allmän handling har GöteborgsLokaler ingen möjlighet att radera eller begränsa uppgifterna.

Om du vill begära radering eller begränsning av personuppgifter kontakta oss på info@goteborgslokaler.se

Rätt att flytta dina personuppgifter (dataportabilitet)

Om GöteborgsLokaler behandlar personuppgifter om dig för att uppfylla ett avtal eller efter samtycke från dig har du i vissa fall möjlighet att få ut personuppgifterna för att använda dessa på annat håll, exempelvis överföra uppgifter till en annan personuppgiftsansvarig om det är tekniskt genomförbart.

Rätt att inge klagomål

Om du tycker att vi behandlar dina personuppgifter på ett felaktigt sätt är du välkommen att höra av dig. Du har också möjlighet att ge in ett klagomål till Integritetsskyddsmyndigheten, (IMY) om du tycker att behandlingen inte följer dataskyddsförordningen.

GöteborgsLokaler använder inte automatiserat beslutsfattande eller profilering som har rättsliga följder för dig.